INTRODUCCIÓN Por el contrario, en la actualidad, con unos cambios que no cesan de producirse, el almacén se ha transformado totalmente. Donde sólo había 30 artículos diferentes, hoy nos encontramos miles de tipos de artículos diferentes, codificados y etiquetados con precios variables.
Pensemos en el registro que ha de llevarse a cabo en un moderno almacén cuando se efectúa una venta. La transacción es registrada por la cantidad cobrada, el artículo, el departamento, vendedor, tipo de venta (a crédito, entrega diferida, etc.), hora, fecha, etc. Informes abreviados de ventas se utilizan para actualizar registros inventariables de ventas, balances de activo, cuentas por cobrar y registros de productividad.
En un almacén existen una serie de aspectos mecánicos de movimiento de los materiales, ubicación, mejor rendimiento de los elementos de transporte, etc. que pueden mejorarse bajo el prisma de la administración científica.
En la primera parte de este siglo, Frederick Taylor, Frank y Lillian Gilbreth, y Henry L. Gantt, junto con cientos de directivos, investigadores y asesores de empresas desarrollaron las técnicas de «Gestión Científica» que hicieron que en 1912 los métodos de esta escuela constituyeran ya prácticas generalmente conocidas y utilizadas y que en muchos casos condujeron a una mejor gestión del negocio.
La gestión científica conlleva el estudio de los procesos en detalle, analizando la información recogida, haciendo cambios para mejorar los procesos, obteniendo retroalimentación (feed- back) en los mismos, y estudiando tal retroalimentación para comprobar si los cambios han traído mejoras.
El proceso requiere que los empleados y gerentes de negocios dispongan de considerable información sobre la que basar sus decisiones. De hecho, ahora que grandes compañías son propiedad de muchos accionistas y que los contribuyentes sostienen tantas agencias estatales, es más importante que nunca para los administradores ser capaces de sintetizar información rápidamente, hacer comparaciones, determinar tendencias, encontrar relaciones entre informaciones diversas, calibrar prestaciones y ofrecer toda esta información a los contribuyentes y a los propietarios.
En cuanto a la tecnología de los ordenadores, nos encontramos con que, si bien la demanda de información ha aumentado de forma inusitada, la tecnología de los ordenadores ha evolucionado a un ritmo mucho mayor. Los ordenadores han capacitado a los empresarios para reunir y almacenar grandes cantidades de datos de un modo tal que pueden recuperarse de forma rápida, cómoda y económica.
Los datos almacenados pueden ser manipulados y empleados para múltiples trabajos; independientemente, poseen valor en sí mismos, pues nos permiten estar bien informados; además, al analizarlos, podemos extraer las conclusiones pertinentes.
Las mejoras en la eficacia de los equipos informáticos, evaluadas por factores como el coste, la velocidad, la capacidad de memoria, fiabilidad y tamaño se han alcanzado a un ritmo tan asombroso. Lo que sí puede afirmarse es que el ordenador es el primer elemento en la secuencia:
INFORMACIÓN => DECISIÓN => ACCIÓN.El empresario de hoy necesita información oportuna y suficiente para tomar sus decisiones, lo que sin la ayuda del ordenador se vuelve mucho más difícil, y a medio y largo plazo más costoso, lo que unido a que los instrumentos informáticos son perfectamente accesibles a cualquier empresa por pequeña que sea, convierte a la decisión de informatizar la empresa en una opción muy conveniente.
El nivel de existencias en almacén es fácilmente determinable gracias al registro de los movimientos de entrada y salida
Respecto a la cantidad de pedido, el ordenador debe poseer en sus memorias el fichero de los pedidos en curso llevado al día en medio del registro de los pedidos pasados y entradas correspondientes
En cuanto al plazo de aprovisionamiento, por comparación de los datos de pedidos y los datos de entrega, indicados en los vales de entrada, el ordenador conoce los plazos de entrega real; si estos plazos están agrupados alrededor de un mismo valor, el ordenador puede sin dificultad encontrar este valor y retenerlo; si están demasiado esparcidos, nos puede cuantificar el plazo de entrega en términos de probabilidad
En relación con la previsión del consumo para necesidades corrientes, el ordenador puede sin dificultad efectuar los cálculos introduciendo en el programa las órdenes correspondientes a técnicas de previsión
Al ordenador se le puede pedir que determine la precisión correspondiente a un número probable de ruptura de stocks admitido en el curso de un año, o un nivel de stock que consiga el mínimo total de gasto de posesión y de los gastos probables de ruptura de stocks, entre otros datos.
También deben considerarse las previsiones de necesidades para trabajos añadidos a las necesidades corrientes. Estas deben comunicarse al ordenador por los servicios que establecen los programas (servicios de ventas, de fabricación, de entretenimiento).El ordenador no hace más que tratar estas informaciones para de ellas deducir las cantidades a pedir Es extremadamente importante advenir que éstas sólo se adaptarán bien a las necesidades si las previsiones están bien realizadas en cuanto a especificaciones, cantidades y datos de utilización
Por último, se pueden aplicar técnicas de simulación a la gestión de stock. Así pues, el ordenador está en condiciones de realizar las principales operaciones de la Gestión de Stocks, para las cuales un ciclo de tratamiento diario, semanal, mensual, etc., adaptado al plan de aprovisionamiento será, en general, suficiente.
Los fabricantes de equipos informáticos ofrecen programas preestablecidos para pronósticos, lotes económicos de pedido y un gran número de actividades rutinarias.
INFORMACIÓN NECESARIA EN ALMACENES La gran cantidad de información a manejar y obtener en los almacenes de las organizaciones empresariales actuales la podemos clasificar en dos grandes grupos atendiendo a su forma de obtención:
Información general o directa.
Información procedente de la aplicación de modelos de retroalimentación.
La información general es aquélla que se obtiene directamente de los hechos reales ocurridos tanto en el ámbito externo de la empresa como en el ámbito interno.
Esta información se registra mediante listados de artículos, según código y descripción, conteniendo:
Total de entradas y salidas de un período de tiempo, con fecha de las mismas. Cantidades pendientes de enviar. Cantidades pendientes de recibir.
Valoraciones a más de un precio, a precio de venta, o a más de un precio de venta si es necesario diferenciar precios según cliente; a precio de coste, a precio medio de coste, etc
Fecha de las últimas entradas y salidas.
Stock real y disponible, también valorado a cualquier precio y en unidades físicas
Listados de clientes con todo detalle mediante código y descripción.
Cantidades vendidas por período de tiempo y por cliente.
Cantidades acumuladas vendidas a cada cliente.
Listado de proveedores con todo detalle mediante código y descripción de pedidos y fecha de recepción de los mismos.
Listados de facturas, Giros, etc.
CODIFICACIÓN
Existen varios sistemas de codificación, con diferentes potencialidades. La creación de un sistema de clasificación basado en un código puede utilizar tres vías fundamentales:
Utilizando símbolos exclusivamente alfabéticos.
Utilizando símbolos exclusivamente numéricos.
Utilizando símbolos alfanuméricos, es decir, mixtos.
Los símbolos exclusivamente alfabéticos constituyen un tipo de código escasamente útil. Ofrecen una sola ventaja, pero muchas desventajas. La ventaja reside en La gran potencialidad teórica de una codificación alfabética. Las desventajas son las derivadas del hecho de que en el sistema literal resulta más difícil determinar y ordenar los objetos, al ser, como es, fácil de comprobar y menos intuitivo. En resumen, la codificación alfabética es absolutamente inadecuada para el tratamiento automático de la información.
La codificación numérica utiliza los números de la serie natural, es decir, del O al 9. A diferencia de las letras, los códigos numéricos pueden ser tratados con mayor agilidad y son inmediatamente comprensibles. La única desventaja de la codificación numérica se encuentra esencialmente en su menor potencialidad teórica.
Los códigos o símbolos de los artículos están constituidos, en el caso de la codificación mixta, por números y letras. Las ventajas de este tipo de codificación son las siguientes:
Una potencialidad teórica superior a la de la codificación numérica.
Una mayor elasticidad del código, que puede ampliarse añadiendo nuevas letras, lo que contribuye a engrandecer su expresividad.
Cualquiera que sea el tipo de caracteres utilizados, un sistema satisfactorio de codificación debe ser tal que garantice la existencia de una relación biunívoca entre cada valor del código y cada uno de los elementos clasificados. Conviene también señalar que la codificación es una técnica que permite analizar mejor la clasificación.
LOS CRITERIOS BÁSICOS PARA LA ELABORACIÓN DE UN CÓDIGO:
Por estructura: el reagrupamiento se realiza de acuerdo a la calidad intrínseca de los diferentes elementos.
Por función: el reagrupamiento se realiza en función del conjunto del que van a formar parte los elementos a clasificar.
Por localización: la formación de las clases se basa en el lugar donde se encuentra cada elemento.
Mixto: la clasificación mixta es aquélla en la que unos elementos siguen el criterio estructural y otros el funcional o locacional.
Para definir la forma de articular un sistema de codificación es necesario establecer, como mínimo, dos condiciones previas:
Describir solamente sistemas numéricos de codificación, en cuanto que son los únicos que pueden satisfacer realmente todos los requisitos.
Evitar los sistemas numéricos puramente progresivos, en cuanto que se oponen a la técnica de subdivisión en clases.
La codificación por escalones consiste en asignar a determinados grupos de elementos un cierto número de cifras. Los escalones pueden tener diferentes amplitudes. La codificación por escalones sólo representa un principio rudimentario de clasificación. Aunque el método es recomendable por su gran sencillez de manejo, elasticidad y brevedad de código, presenta algunos inconvenientes como la dificultad de análisis y la escasa expresividad del código.
La codificación por el método decimal puro consiste en que cada una de las cifras que va del O al 9 identifica una sola clase; por lo tanto, todo el conjunto de elementos a clasificar ha de dividirse en diez grupos, que podemos llamar fundamentales.
Cada una de estas clases fundamentales puede después subdividirse en otras diez clases secundarias, numeradas también del O al 9, y así sucesivamente. Las ventajas de la clasificación decimal pura son la inequívocabilidad y la identificación inmediata de las clases y subclases. Las desventajas son las derivadas de la rigidez del método y la imposibilidad de llegar a ciertos niveles de homogeneidad, conduciendo, en consecuencia, a un desequilibrio en la clasificación.
Los códigos basados en los métodos decimales derivados permiten la identificación de una clase mediante una sola o varias cifras según la necesidad de la clasificación. Las ventajas del método derivado consisten en una mayor elasticidad del código y en la disponibilidad de un mayor numero de clases que componen el código.
SISTEMAS DE CODIFICACIÓN
Uno de los temas que siempre han preocupado al comercio, es el de la identificación delos productos susceptibles de ser intercambiados. A través del paso del tiempo ha ido aumentando la complejidad en la definición e identificación de los productos de gran consumo.
Actualmente, muchas empresas tienen estructurados sistemas de codificación interna para identificar los productos, que son útiles para agilizar las operaciones necesarias en la realización de las transacciones comerciales.
El sistema de codificación promovido por la Organización Internacional EAN (European Article Numbering Association), de la que AECOC (Asociación Española de Codificación Comercial) forma parte, es un sistema patrón de codificación y simbolización qué permite y garantiza la identificación automática única y no ambigua de cualquier articulo de gran consumo en el momento de la venta y en cualquier lugar del mundo.
Las primeras conversaciones acerca de la estandarización de la codificación y simbolización de artículos empezaron en los años 60.
El precedente a estas conversaciones fue el proyecto desarrollado por varios estudiantes de una importante Universidad Americana en los años 30.
El 1973-74 se introdujo la codificación de los productos con símbolos de barras a través del sistema UPC que abarca únicamente los Estados Unidos de América y Canadá. En febrero de 1977 se firmó en Bruselas el Protocolo de Constitución de la Asociación Europea De codificación Comercial EAN, que tomo las normas norteamericanas como base de una nueva especificación desarrollada para la aplicación internacional. En la reunión de la Asamblea General de la Asociación EAN, de 2 de septiembre de 1977, se aprueba la incorporación de AECOC como miembro activo en EAN.
AECOC está registrada en el censo de asociaciones de España desde agosto de ese mismo año, aunque ya en 1976, se realizaron los pasos previos para la constitución de la asociación, en el marco de varias entidades relacionadas con la industria de la alimentación.
La base que fundamenta el sistema EAN reside en que las unidades de consumo, dotadas de un símbolo de barras, pueden ser identificadas automáticamente en el check-out del punto de venta mediante un sistema electrónico del terminal punto de venta o caja registradora, equipado con sistema de lector óptico (scanner) que permite decodificar el símbolo de cada articulo. El sistema operativo se encarga de acceder a la memoria del ordenador y transmitir al terminal todos los datos correspondientes al producto decodificado. De este modo, aparece en la pantalla y se marca en el ticket de compra una breve descripción del articulo, así como su importe. Con ello se consiguen dos objetivos fundamentales:
Seguridad en las operaciones de caja.
Acceder a una información completa y exacta sobre la venta. Para que el sistema funcione racionalmente, es preciso que la mayoría de productos se codifiquen y se simbolicen en origen, es decir, por el proveedor.
El sistema EAN, se ha establecido de forma que puede ser utilizado para todos los productos de gran consumo. La incorporación en el sistema, de los productos denominados mercancías generales (textil, recambios de automóvil, zapatería, bricolaje, bazar, etc.), es perfectamente posible.
En el ámbito internacional, la Asociación Internacional EAN es la responsable de velar que las normas definidas por las diferentes asociaciones Nacionales sean coherentes y se integren armónicamente dentro del sistema global.
Los fabricantes de bienes de equipo necesarios para la aplicación del sistema (terminales punto de venta, aparatos lectores, decodificadores, maquinas etiquetadoras, etc.) pueden basarse con toda seguridad en esta normativa para establecer las especificaciones de sus productos. Los industriales que se han adaptado a esta normativa para simbolizar sus productos en origen se aseguran la obtención de unos resultados validos sea cual sea el ámbito de la actuación de sus productos.
Los distribuidores que se han adaptado a esta normativa y marcan los productos no codificados en origen en el almacén, aplicando para ello los prefijos definidos para este uso, disponen de un sistema completo y único de identificación de los productos que venden sea cual sea el país de origen de los productos y el tipo de simbolización utilizado (en origen o en almacén).
EL CÓDIGO EAN
Facilita la identificación de las mercancías, cuando se incluye en los documentos (facturas, albaranes de entrega, etc.) siguiendo las especificaciones AECOC del lenguaje común, y en el propio artículo el numero incluido es único. De esta forma es posible identificar sin error todas y cada una de las referencias en las operaciones comerciales durante el proceso de distribución del articulo.
Facilita la organización de los stocks posibilita la nacionalización de almacén y confección de pedidos si errores y identifica el producto en os procesos de intercambio de información tomando el mismo valor tanto para quien realiza la información como para quien la recibe.
Puede ser leído en terminales del comercio al mayor consiguiendo como mínimo las mismas ventajas de gestión que en el comercio detallista ello es posible siempre y cuando se aplique en los embalajes correspondientes el símbolo de barras que identifique la unidad de expedición.
Puede ser leído en los terminales punto de venta de los distribuidores a través de la lectura óptica automática (scanner). El terminal puede encontrar el precio en el registro correspondiente de la memoria en el momento de la lectura del código. Este precio queda automáticamente registrado en la caja sin necesidad de la clásica entrada manual de precios la denominación del producto y porte se imprimen en el ticket de caja todo ello es posible si se ha realizado la codificación y simbolización siguiendo las normas EAN.
Finalmente con el funcionamiento de las terminales punto de cuenta electrónicas y de sistema de lectura es posible el control automático del punto del centro de distribución.
CÓDIGO CREADOR DEL PRODUCTO C.C.P.
El código de creador de producto (CCP) esta asignado por AECOC a aquellas empresas que son responsables de la codificación, el origen de los artículos que ponen a la venta. Dicho código se debe usar por la empresa que efectivamente coloca el producto en el mercado con su nombre o marca y, por lo tanto es quien controla el proceso de etiquetado y empaquetado. Ello no implica necesariamente que código identifique a la compañía que realmente produce él artículo.
Cada código de creador de producto está destinado a la empresa independiente que controle y comercialice su gama de artículos. `Por lo tanto, existe una relación biunívoca entre dicho código y las empresas a las que AECOC loes ha asignado su numero, es decir a cada empresa su código y viceversa.
Aceptando este precepto como norma general a AECOC puede tratar casos especiales siempre que no exista ninguna posibilidad de confusión y no se pierda una de las características esenciales del sistema que es la ni ambigüedad en la comunicación. Podría, pues, asignarse un código de creador del producto a una división operativa de una gran compañía, cuando esta asignación este divididamente justificada. Cuando exista alguna posibilidad de ambigüedad en la identificación, no se aceptara la solución de asignación de código de creador de producto.
De este mismo modo, las absorciones de empresas que disponen que el correspondiente (CCP), serán tratados por AECOC de forma especial en los casos debidamente justificados, se puede aceptar el cambio de un CCP por otro, siempre que para ello se garantice que se tomara las medidas oportunas de comunicación que aseguren la perfecta identificación de cada producto o articulo en cada momento.
Los distribuidores, detallistas o mayoristas, usualmente identifican él articulo con el código EAN asignado en que rigen. No obstante, en el caso de querer distribuir de formas excluidas artículos que no vayan provistos de código en origen, el distribuidor podrá usar el código de producto asignado en tal efecto por AECOC, en el bien entendido de quien toma la responsabilidad en la aplicación de este código es el distribuidor. (Este es el caso de las importaciones realizadas en exclusiva sin codificación en origen donde se podrá aplicar el código del importador).
Alternativamente el distribuidor no utilizara ningún código de creador de producto (CCP) para los artículos no codificados en origen, vendidos en el ámbito de su establecimiento o establecimientos de cadena. Para esta ocasión existen los códigos internos compatibles con el sistema EAN.
CÓDIGO DE IDENTIFICACIÓN DEL PRODUCTO C.I.P.
El industrial que por el código de creador de producto (CCP) puede asignar el código de identificación de producto (CIP) a sus diferencias, de forma discrecional y libre. El fabricante puede usar cualquier tipo de estructura de codificación interna que desee para la asignación del CIP, por ejemplo, un criterio ordinal de asignación de códigos a sus productos. La única condición que se debe tener en cuenta es que la capacidad de asignación esta restringida a 5 cifras, que permite codificar hasta 100.000 referencias, como máximo.
Muchas empresas utilizan una estructura de codificación de artículos de más de 5 dígitos, dado que con ello identifican, e efectos puramente internos, algunas propiedades de los artículos. Para adaptarse al limite de 5 dígitos que exige esta norma AECOC, los fabricantes proveedores tienen tres posibilidades:
Cuando sus códigos internos sean de menos de 5 dígitos, usan este código como el CIP que se integra al código EAN.
Si, contrariamente se tiene más de 5 dígitos, pueden reestructurarse la codificación interna al límite de 5 dígitos.
Tanto si la estructura de codificación internas no lo permite, como si por cualquier otra razón, no se quiere usar la misma a efectos del código EAN, puede escogerse un criterio de asignación de código, ordinal o aleatorio ordenado a 5 dígitos. En este caso, los códigos serán NO EXPLICATIVOS.
A través de la correspondiente TABLA DE CONVERSIÓN, la empresa podrá identificar tanto con código interno como con el código usado en efectos del EAN
Las empresas que poseen un código de creador de producto son responsables de asegurar que la asignación de los códigos de identificación de producto sea única y que a cada referencia le corresponda un número, sin ningún riesgo de ambigüedad.
Por lo tanto únicamente el CIP sirve para identificar él artículo por el industrial. Junto con el código de creador de producto y el prefijo AECOC completa el código EAN asegurando que este es el único entre todos los códigos EAN asignados en todo el mundo.
Por ello los productos que estén permanentemente en promoción, y sujetos a varias campañas promociónales al año, solo deben cambiar de código cuando esté suficientemente justificado, de forma que no pueda darse la circunstancia de que el detallista tenga en la estantería un mismo producto con varios códigos.
CÓDIGO DE BARRAS EN COLOMBIA I.A.C.
El instituto Colombiano de Codificación y Automatización Comercial, IAC, es la organización que representa oficialmente a Colombia en el seno de la EAN. De esta manera, cualquier empresa que pretenda acceder y acogerse al código de barras estándar en Colombia, debe solicitarlo por medio de la IAC.
A cargo del I.A.C, la filosofía de calidad en los códigos de barras se basa en las siguientes estrategias:
A partir de julio de 1993, para ingresar una referencia en la base de productos codificados, además del reporte, debe adjuntarse una muestra física del producto tal como llega al consumidor final.
I.A.C. ingresa el producto a la base un vez se haya procedido a la verificación del mismo.
El resultado de cada inscripción se remitirá al afiliado. Dicho servicio no tendrá costo para los miembros de la I.A.C.
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